E-ARŞİV / E-FATURA KAYITLI KULLANICILARIN ÖZEL ENTEGRATÖR DEĞİŞİMİ

397 Sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına, Mali Mühür Sertifika temin işlemlerini tamamlayarak dahil olan kullanıcılar; herhangi bir nedenle ÖZEL ENTEGRATÖR değiştirmek zorunda kalabilirler.

Eski Özel Entegratör ile mükellef arasında erişim imkânı kalmadığından, buraya düşen ile kestiği e-arşiv / e-faturalar nerden ve nasıl görüntülenebilecektir?

Özel Entegratör değiştirmeden evvel neler yapılması gerekiyor genel olarak bir bilinmezlik hali olmasa da değişim kararı verildikten hemen sonra taraflar arasında birtakım sıkıntılar oluşmaktadır.  

Bu durumda neler yapılması gerekiyor bir bakalım:

1. Yeni özel entegratör firmanız ile anlaşma sağlamak.

• Önce geçmek istediğiniz yeni özel entegratörünüzle anlaşıp sürecinizi başlatmalı, ardından eski entegratörünüz için iptal talebinde bulunmalısınız.
• Seçeceğiniz yeni özel entegratör firma tarafından size iletilen link üzerinden firma bilgilerinizi belirtirsiniz. Firma bilgileriniz böylece özel entegratör sistemine yansımış olur.
• Bu işlemden sonra özel entegratör firmanız size ait hesap oluşturur ve size bir aktivasyon linki iletir. Bu linki daha önce oluşturduğunuz mali mührünüz (Şahıs firmaları bu işlemi e-İmza ile yapabilirler.) ile onaylayarak hesabınızı aktifleştirmiş olursunuz.
• Gelir İdaresi Başkanlığı tarafında ilerleyen süreçler ile ilgili gerekli bildirim ve işlemler ise yeni geçtiğiniz özel entegratör firması tarafından yapılır.

2. Eski özel entegratör firmanız ile anlaşmanızı sonlandırmak. 

• Yukarıdaki adımları takip ederek, işlemleri bitirdikten sonra eski özel entegratör firmanıza çıkış işlemlerinizin yapılması için bilgi vermeniz gerekmektedir. Genellikle bu durum yazı ile (Dilekçe şeklinde) gerçekleştirilmektedir.
• Eski özel entegratörünüzle bağınızı(anlaşmanızı)kopardığınız tarih itibariyle GİB Portal hesabınız aktive olacaktır. (Bir başka özel entegratörle anlaşana kadar.)
• Eski özel entegratör firmanız ilgili dilekçe bilgilendirmesi neticesinde anlaşmayı sonlandırmak için iptal sürecini yürütür ve bu süreçte sizin tarafınıza düşen çıkış işlemleri için sizi yönlendirir. Bağınızı koparmadan özel entegratörünüzün hesabındaki faturalarınızı alarak arşivlemeyi unutmayınız.
• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), özel değişikliğinde herhangi bir dilekçe istememektedir.  
  Yeri gelmişken belirtmek isterim ki, sadece e-Defter uygulamasında kullandığınız yazılım firmasında bir değişiklik var ise bunu dilekçe ile GİB ’e bildirmek zorundayız.

 Ancak durumunuzda farklı bir ayrıntı var ise daha netleştirebilmek için VKN ve unvanınızı belirtiniz.
3- Söz konusu bu süreç elbette devam ederken, tercih değiştirilmeye karar verildiğinin emaresi karşılıklı olarak beyan ve ifade edildikten sonra eski özel entegratöre düşen ve kestiğimiz e-belgelerin 1 ay içinde muhafaza edilmesi gerekmektedir.  

Tüm bu adımları uyguladığınızda kolaylıkla özel entegratör değişikliğini gerçekleştirmiş olacaksınız.

4- Özel entegratör seçerken dikkat etmemiz gerekenler

Unutmayın; değişiklik yapmak istediğinizde dikkat etmeniz gereken en önemli nokta, verilerinizi güvenle saklayacak ve gereken yeterliliklere sahip yeni bir özel entegratör seçmektir.

Özel entegratör geçişi yaparken dikkat edilmesi gerekenleri şöyle sıralayabiliriz:

      1. Veri güvenliği değişip gelişerek geldiğimiz zamanımızda çok önemlidir. Mükelleflerin özellikle veri muhafaza ve ibraz yönüyle tek başlarına sorumluluklarının kendilerine ait olduğunu bilmeleri gerekmektedir. Bu yüzden, özel entegratör e-Fatura / e-Arşiv hizmeti sunma iznine sahip tüm yasal şartları yerine getirmiş olmalıdır.

Hal böyle iken yasal süresi içinde özel entegratör, talep edildiğinde verileri sunabilmelidir.

2. Özel entegratörün kurumsallık seviyesi, finansal kapasitesi ve güvenilirliği de sizin için önemli bir kriter olmalıdır.
3. Özel entegratör kendi eko sistemi gereği, olası bir krizi hasarsız atlatabilmeli veya en hasarsız çıkabilmek ve iş sürekliliğini sağlayabilmek için iyi bir kriz yönetim planı olmalıdır. Anlaşma yapmadan önce bu ve hizmet sunumuyla alakalı bilgi talep ederek, mümkünse bu taleplerin yapılan hizmet anlaşmasında yer almasına dikkat etmeliyiz.
4. Özel entegratörün her geçen gün genişleyen e-devlet uygulamaları için çözüm üretip üretmediğini kontrol ederek, elektronik belgeler üzerindeki hakimiyeti ve gelecek projeler için alt yapısının olup olmadığına dikkat etmek gerekir.
5. Bir diğer husus ise, özel entegratörün yeni nesil gelişmiş teknolojiler eşliğinde ortaya çıkan yazılımlar ile entegre olarak çalışıp / çalışmadığına bakmak önemli bir konudur.

Ayrıca özel entegratörlerin işlemlere hız katması ve kolay kullanım sağlaması için basit bir ara yüze ve 7 gün 24 saat boyunca çalışabilir bir yapıya sahip olması da gereklidir. 03.03.2024

Saygılarımla.